BRCGS: FAQ sulle novità degli audit durante il COVID-19

BRCGS ha pubblicato una serie di domande frequenti per aiutare le aziende e gli auditor a comprendere meglio le possibilità che le aziende hanno per certificarsi.

Abbiamo già affrontato l’argomento sugli audit da remoto, anche se per lo standard IFS, e sui blended audit BRCGS, all’interno di alcuni articoli già pubblicati, ai quali si rimanda per eventuali approfondimenti.

AUDIT DA REMOTO PER IFS BROKER

BLENDED AUDIT

La diffusione del COVID-19 ha portato alla necessità di modificare gli audit e le tipologie di verifica che le aziende possono subire. Per far fronte a queste restrizioni, BRCGS ha introdotto alcune possibili opzioni per le aziende, in modo da garantire il mantenimento delle certificazioni di sicurezza alimentare.

Lo sviluppo tecnologico degli ultimi anni contribuisce a semplificare questa situazione. Utilizzando le tecnologie ICT “Information & Communication Technology”, che si servono di attrezzature quali computer, smartphone, droni, videocamere, ecc., BRCGS ha consentito agli enti di certificazione di continuare a verificare le aziende tramite audit anche per le aziende che, in questo periodo, si trovano ostacolate nella normale esecuzione dei lavori.

Le FAQ di BRCGS si applicano a tutti gli standard BRCGS.

OPZIONI DI AUDIT

Quali sono le opzioni per mantenere la propria certificazione? Poiché non esiste alcun tipo di rinnovo automatico della certificazione, l’azienda deve eseguire una valutazione del rischio, per decidere quali opzioni sono più attinenti.

• ESTENSIONE DEL CERTIFICATO

Qualora non sia possibile eseguire un audit per un sito che ha già il certificato, quest’ultimo può essere esteso fino a sei mesi. L’estensione deve essere valutata sulla base di un’analisi dei rischi. Possono essere inclusi nella valutazione anche i moduli aggiuntivi.

L’estensione può essere concessa esclusivamente dall’ente di certificazione che ha emesso l’ultimo certificato. Inoltre, le aziende che possiedono un certificato di grado C o D non risultano idonee a questa opzione, essendo valutate ad alto rischio.

• BLENDED AUDIT

L’audit si svolge in due fasi, una prima valutazione remota dei documenti, seguita da un audit in sito più breve. Il completamento di questa verifica garantisce un certificato di 6 o 12 mesi, in base al grado ottenuto. Possono essere inclusi nella valutazione anche i moduli aggiuntivi, che prevederanno una parte di requisiti valutata da remoto e una parte in sito.

• AUDIT REMOTO

Se, a causa delle restrizioni dovute a COVID-19, il sito non può ricevere alcun tipo di audit on-site, è possibile optare per l’audit remoto, che prevede una revisione dei risultati degli audit interni e della documentazione a sistema, affiancata da un audit video degli ambienti e dei processi di produzione e stoccaggio. Anche in questo caso il completamento di questa verifica garantisce un certificato di 6 o 12 mesi, in base al grado ottenuto. Questa opzione, tuttavia, non è riconosciuta GFSI. Possono essere inclusi nella valutazione anche i moduli aggiuntivi.

STATO AZIENDALE

Ci sono alcune possibili situazioni che BRCGS, tramite le sue FAQ, prova a chiarire:

• Il sito è inattivo e il certificato scadrà prima della fine del lockdown.

In questo caso, il sito può, dopo un’attenta valutazione del rischio da parte dell’ente di certificazione, richiedere l’estensione del certificato. In questo caso il sito deve essere disponibile per completare, insieme all’ente, la valutazione.

• Il sito è attivo e non è una prima certificazione:
  • Se non è possibile a entrare nessuno all’interno dello stabilimento e/o gli auditor sono impossibilitati a viaggiare, il sito può decidere per un’estensione del certificato o un audit da remoto, previa valutazione.
  • Se la connessione a internet non è stabile o non disponibile e, dunque, non risulta possibile l’esecuzione di audit da remoto e/o blended, l’azienda può richiedere un’estensione di certificato. In ogni caso deve essere eseguita la valutazione della documentazione.
  • Se il personale necessario all’esecuzione dell’audit non è presente sul sito, l’azienda può utilizzare strumenti e tecnologie digitali per mettersi in contatto con le figure di riferimento.
• L’azienda sta richiedendo una prima certificazione ma è sottoposta a restrizioni dovute a COVID-19.

In questo caso, l’ente di certificazione può richiedere, in via eccezionale e qualora vi siano i requisiti e i presupposti, il permesso di svolgere la prima certificazione totalmente da remoto. Questa eventualità deve essere approvata direttamente da BRCGS. Allo stesso modo, ogni altra valutazione alternativa di gestione degli audit dovrà essere approvata da BRCGS.

PROCESSO DI AUDIT

In ogni documento emanato da BRCGS è richiesto di eseguire una valutazione del rischio. BRCGS, attraverso il documento contenente le FAQ, specifica in cosa consiste questa valutazione, che diventa, a questo punto, un requisito obbligatorio.

L’analisi che l’azienda dovrà eseguire comprendere qualsiasi modifica introdotta e determinata dalla presenza del COVID-19. Non potrà essere svolto l’audit di rinnovo prima della verifica della valutazione del rischio svolta dall’azienda.

BRCGS specifica che, in questo periodo, eventuali audit subiti in ritardo a causa del COVID-19 non porteranno all’attribuzione di non conformità su questo punto, come invece accade normalmente.

PROCESSI E OPERAZIONI AZIENDALI

Il documento riconosce che, in un periodo come questo, l’azienda potrebbe non essere stata in grado di far fronte e adempiere a tutti i requisiti imposti dagli standard. Lasciando a una lettura più approfondita i diversi casi specifici, in generale le FAQ dimostrano che la richiesta di BRCGS, ancora una volta, è fare tutto il possibile per far sì che la sicurezza alimentare sia mantenuta.

Le aziende possono trovare modi diversi per far fronte ai diversi ostacoli, utilizzando i metodi alternativi che BRCGS ha dato a disposizione.

ALTRE DOMANDE

PACKAGING. Prendendo in esame lo standard BRCGS Packaging Materials, viene specificato che un’eventuale estensione del certificato riguarderà la versione 5 mentre tutti gli altri audit valuteranno la conformità del sito alla versione 6.

AUDIT NON ANNUNCIATI. Visto il periodo particolare in cui stiamo vivendo, BRCGS raccomanda che tutti gli audit vengano svolti in modo annunciato.

CERTIFICATO ESTESO IN SCADENZA. L’audit di rinnovo dopo estensione deve essere svolto il prima possibile e, comunque, non appena le restrizioni siano ridotte. Se questo non avverrà in tempo, l’azienda dovrà richiedere un diverso tipo di audit per mantenere valida la propria qualifica.

AUDITOR. L’auditor che verifica la valutazione del rischio per l’estensione del certificato non deve per forza avere gli skill relativi a quello scopo di certificazione, dato che, questo, è un metodo di sfidare i processi di gestione aziendale. Inoltre, può avvalersi di esperti tecnici durante gli audit in sito, qualora non dovesse possedere le qualifiche adeguate. In questo caso, BRCGS dovrà approvare la richiesta dell’ente. Deve, in ogni caso, essere registrato come auditor BRCGS.

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