Audit di rinnovo durante il COVID-19: parlano GFSI, BRCGS e IFS

Audit durante il Coronavirus COVID-19. Il GFSI e i principali standard di certificazione volontari dicono la loro.

UNO SGUARDO SULLA SITUAZIONE ATTUALE

Tutto il mondo è attualmente impegnato nella valutazione della situazione correlata al nuovo Coronavirus COVID-19. Il settore alimentare e i settori ad esso correlati sono rimasti necessariamente operativi per garantire la continuità di fornitura di alimenti e bevande. Le aziende certificate secondo standard volontari di sicurezza e di qualità ricevono annualmente verifiche (audit) di terza parte. Gli audit sono solitamente composti da una parte di verifica documentale e da una parte di verifica in campo dei processi di lavorazione.

A causa del diffondersi del nuovo Coronavirus COVID-19, gli audit di ri-certificazione per le aziende il cui certificato è in scadenza non sono sempre possibili.

Per questo motivo, la commissione tecnica del GFSI ha stabilito delle linee guida comuni per gli schemi che il GFSI riconosce, quali, ad esempio BRCGS e IFS.

La “POSITION PAPER” del GSFI

Al fine di garantire un piano comune a tutte le aziende certificate, il GFSI ha pubblicato un documento guida Coronavirus position. Il documento funge da linea guida che gli organismi di certificazione devono considerare al fine di garantire sempre la sicurezza e la qualità delle aziende certificate, ma anche la continuità lavorativa.

I punti principali del Coronavirus position del GFSI sono:

  • Seguire il modello IAF ID3:2011: Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting AB’s, CB’s and Certified Organizations
  • Per la Cina, seguire le indicazioni pubblicate dal CNCA
  • Gli Enti di certificazione devono verificare se sia possibile avvalersi di auditor di altri Paesi, senza restrizioni, per eseguire gli audit.
  • Per tutti i casi in cui questo non sia possibile e l’azienda abbia il certificato in scadenza, sono possibili due diverse opzioni:
    • Applicare la procedura di estensione del certificato, con le dovute considerazioni, come di seguito descritto
    • Lasciare scadere il certificato

ESTENSIONE DEL CERTIFICATO

Per poter applicare l’estensione del certificato, l’organizzazione deve soddisfare alcuni requisiti.

L’estensione avrà una validità massima di 6 mesi.

L’ente deve dimostrare che non vi siano altre possibilità se non l’estensione e che la procedura sia stata documentata e basata su un’analisi del rischio.

L’ente deve garantire che, non appena possibile, eseguirà l’audit di certificazione e, quindi, che continuerà a monitorare l’andamento del nuovo Coronavirus COVID-19, per quanto possibile.

Anche se attualmente il GFSI non prevede e non riconosce l’esecuzione di audit da remoto e/o virtuali, lascia aperta la possibilità qualora la crisi correlata al COVID-19 dovesse continuare.

LA RISPOSTA DI BRC

A seguito della linea guida del GSFSI, BRCGS ha emanato un suo comunicato, in linea con quanto definito dal GFSI, BRC072 BRCGS Audits impacted by Covid-19

In aggiunta alle informazioni già fornite, la comunicazione revoca la validità del precedente documento del 18/03/2020, nel quale si permetteva l’esecuzione di audit da remoto.

Oltre a quanto già definito, BRC nella sua pubblicazione specifica le modalità di gestione del proprio standard e i diversi scenari che si potrebbero verificare.

VALUTAZIONE DEL RISCHIO

BRCGS ha anche definito quali sono i punti da considerare per la valutazione del rischio per l’estensione della validità del certificato.

Alcuni degli elementi da valutare sono, tra gli altri:

  • la storicità della certificazione e la maturità del sistema
  • assenza di situazioni critiche relative allo standard BRCGS
  • procedimenti legali
  • eventuali modifiche significative al processo, al sistema e/o al sito

DISCUSSIONE CON IL SITO

Per ogni organizzazione certificata, l’organismo di certificazione deputato alla valutazione del rischio deve assicurarsi che l’organizzazione abbia applicato procedure tali da garantire la fornitura di prodotti sicuri. Deve pertanto essere documentata una revisione della valutazione, che dovrebbe includere, come minimo:

  • Revisione dell’attuazione del piano di risposta alle emergenze dei siti a COVID-19
  • Audit interni
  • revisione delle modifiche del sito, dei reclami e dei richiami di prodotto

Questa discussione sarà alla base della valutazione dell’organismo di certificazione per consentire o meno l’estensione del certificato.

ALCUNE CONSIDERAZIONI

BRCGS fa presente che le organizzazioni certificate con grado C o D, in quanto considerate ad alto rischio, non potranno ottenere l’estensione.

L’estensione può essere applicata ESCLUSIVAMENTE a scopi di certificazione già certificati, non saranno possibili modifiche.

Inoltre, l’estensione potrà essere fatta solo dall’ente di certificazione che ha emesso l’ultimo certificato.

Le organizzazioni certificate secondo lo standard BRCGS Packaging issue 5 verranno valutate e, eventualmente, otterranno l’estensione per la versione 5. Dovranno successivamente essere sottoposte ad audit di certificazione per la versione 6, non appena possibile.

Gli audit non annunciati sono attualmente sospesi; qualora possibile verranno eseguiti audit annunciati.

LA CERTIFICAZIONE, LE FEES, GLI AUDIT

Se l’estensione del certificato risultasse applicabile, BRCGS ricorda alle organizzazioni che:

  • Il grado del certificato rimane lo stesso
  • L’anniversario della data di ri-certificazione rimarrà la stessa, verranno dunque considerati come 6 mesi aggiuntivi
  • La data di scadenza del certificato rimarrà la stessa, verrà dunque considerata a 6 mesi.

Per quanto concerne la parte economica, l’estensione del certificato NON PREVEDE tasse aggiuntive. Le organizzazioni continueranno ad avere l’accesso ai servizi di supporto BRCGS.

Una volta ripristinata l’accessibilità ai siti, sarà necessario eseguire un audit completo in sito e il nuovo certificato emesso avrà normale validità di 12 mesi.

LA RISPOSTA DI IFS

Allo stesso modo, anche IFS ha risposto prontamente alle richieste del GFSI, con una comunicazione datata 26 marzo 2020.

Come i colleghi, anche IFS sta valutando con attenzione la situazione dovuta al nuovo Coronavirus COVID-19. Anche per loro i punti focali sono la sicurezza del consumatore e la continuità della filiera di approvvigionamento, al fine di garantire i prodotti e i servizi necessari.

Anche IFS raccomanda, ove ancora possibile, l’esecuzione degli audit in campo, in modo da confermare l’integrità dei prodotti e dei processi. Tuttavia, riconosce che, in questo momento storico particolare, non è per tutti possibile soddisfare questa richiesta.

LE RACCOMANDAZIONI E LE PAROLE DEI PARTNER COMMERCIALI

IFS raccomanda l’esecuzione di un’analisi del rischio per valutare se sia opportuno far accedere una persona esterna nella propria struttura.

Ci tiene inoltre a sottolineare che il certificato in scadenza o scaduto non è sinonimo di improvvisa cattiva gestione del proprio processo. Anzi, in un momento come questo, tutte le organizzazioni comprendono come questo nuovo coronavirus COVID-19 abbia creato disguidi nei meccanismi di ri-certificazione.

Per quanto riguarda le aziende, l’obiettivo è quello di garantire gli approvvigionamenti e mantenere attiva la catena di fornitura. Un certificato scaduto oggi non porta all’interruzione del rapporto con il fornitore.

Tuttavia, IFS e i suoi partner non condividono l’idea di prolungare un certificato senza un controllo in sito da parte di un auditor. Il principio sul quale si fonda è: solo quello che può essere valutato viene confermato

LE POSSIBILI SOLUZIONI, OGGI E DOMANI

Per questo motivo, IFS sta testando un metodo di verifica in remoto per le aziende già certificate secondo lo standard IFS, per dimostrare il corretto andamento e la corretta gestione del sistema anche durante questa pandemia di coronavirus.

È necessario puntualizzare che questo sistema non è, come detto precedentemente, ad oggi riconosciuto dal GFSI, è volontario e non verrà preso in considerazione per i successivi audit.

Per il post-coronavirus, IFS sta pensando allo svolgimento di controlli per le GMP non annunciati, che possano velocemente sbrogliare il potenziale aumento di richieste di audit.

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