Protocollo di audit da remoto per IFS Broker versione 3

IFS ha annunciato e pubblicato, a settembre 2020, il protocollo per l’esecuzione degli audit da remoto dello standard IFS Broker versione 3.

IFS aveva già accennato alla creazione di questo protocollo all’interno dell’aggiornamento della Dottrina IFS Broker, già analizzata in un precedente articolo, dichiarando che si attendeva un annuncio ufficiale.

AUDIT DA REMOTO

Questa tipologia di audit viene svolta con l’aiuto di tecnologie ICT “Information & Communication Tecnology”, comprensive di diversi dispositivi, quali computer, smartphone, droni, videocamere, ecc. Il protocollo definisce l’obbligo di seguire e coprire i requisiti del IAF MD 4:2018, relativo all’utilizzo dei sistemi tecnologici per l’esecuzione di audit. L’obiettivo è quello di ottimizzare l’efficacia e l’efficienza dell’audit, assicurare che il processo sia solido e mantenendone l’integrità.

È chiaro che, affinché il processo di audit da remoto sia efficace, è necessario che vengano rispettate condizioni minime fondamentali:

• La tecnologia da utilizzare deve essere disponibile e fruibile;
• Sia l’auditor che l’azienda auditata devono essere in grado di utilizzare con prontezza e agio questa tecnologia.

Decidere di ricevere audit da remoto è un fatto volontario e l’azienda deve essere d’accordo e, dunque, concordarlo preventivamente e formalmente con l’ente di certificazione. Si fa presente che l’opzione di audit da remoto è disponibile solo per un audit di rinnovo annunciato e che sarebbe preferibile che fosse condotto dallo stesso auditor dell’ultima verifica.

PROCESSO DI CERTIFICAZIONE

Per la certificazione si applicano le regole già applicabili per IFS Broker versione 3. Tuttavia, al fine di poter garantire il rispetto di tutti i requisiti dello standard, almeno per la versione da remoto, è necessario rispettare alcuni altri requisiti, definiti “Pre-requisiti per l’audit da remoto”.

PRE-REQUISITI

L’azienda soggetta ad audit deve, per prima cosa essere certificato secondo lo standard IFS Broker, dunque, l’audit da remoto, deve essere utilizzato per audit di:

• rinnovo per la ri-certificazione (in conformità con il punto 3.3 dello standard IFS Broker)
• follow-up (in conformità con il punto 3.2 dello standard IFS Broker)
• estensione (in conformità con il punto 3.4 dello standard IFS Broker).

Tutti gli attori che partecipano al processo di certificazione devono avere informazioni tecnologiche, infrastrutture ed ambiente adatti e in grado di sostenere questo tipo di audit.

L’azienda auditata i documenti e le registrazioni, almeno quelli rilevanti, disponibili online, sia che siano digitali o scansionati. Però, deve essere chiaro e deve essere presente un documento che definisca l’utilizzo della tecnologia e dia i permessi, anche eventualmente verificando la presenza di normative del paese in cui viene eseguito l’audit.

La disponibilità dell’azienda a sottoporsi ad audit da remoto deve essere valutata attraverso un’analisi dei rischi che racchiuda tutti i requisiti di fattibilità tecnologica.

ESECUZIONE DELL’AUDIT

In generale, per quanto concerne la durata degli audit, si possono applicare le regole applicabili a IFS Broker versione 3. Si considera, tuttavia, la possibilità che sia necessario tempo aggiuntivo per poter condurre in modo efficace ed efficiente un audit da remoto.

Inoltre, il documento descrive tutti i passaggi necessari ad eseguire questa tipologia di audit da remoto, comprese le fasi di apertura, esecuzione e chiusura dell’audit.

Infine, gli auditor che eseguono audit da remoto devono aver eseguito la formazione “IFS Broker remote audit”, nonché essere in grado di utilizzare comprendere l’applicazione delle tecnologie da utilizzare, anche per quanto concerne i possibili rischi correlati. La competenza degli auditor è fondamentale per garantire che l’attività di verifica raccolga e analizzi tutte le informazioni in modo corretto e oggettivo.

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