BRCGS e audit non annunciati: protocollo in conformità con il GFSI

Il GFSI Benchmark 2020 ha introdotto, per i siti certificati secondo alcuni standard, il nuovo requisito secondo il quale i siti devono subire audit non annunciati, almeno un audit non annunciato ogni 3 anni.

IL PROTOCOLLO BRCGS

Il protocollo BRCGS per la gestione degli audit non annunciati vuole essere uno strumento esplicativo dei requisiti e l’applicazione degli stessi per l’esecuzione di audit non annunciati per i siti che rientrano nel programma di audit annunciato.

Tale protocollo si applica esclusivamente ai seguenti standard BRCGS:

• Food Safety versione 8
• Packaging Materials versione 6
• Storage&Distribution versione 4

Al contrario, non è applicabile per quelle aziende già iscritte al programma volontario di audit non annunciato, cioè quelle aziende che hanno deciso si sottoporsi volontariamente a protocollo di audit non annunciato per l’ottenimento della certificazione.

Inoltre, per tutti i siti che hanno ricevuto una certificazione di grado C o D, la frequenza di audit non annunciato potrebbe essere superiore nel corso dei tre anni. Questo sempre per rispettare lo scopo di mantenere sotto controllo il sistema nel tempo, nonché garantire un livello costante di conformità ai requisiti di qualità e sicurezza alimentare.

Gli audit di prima certificazione, per i siti iscritti al programma di audit annunciati, che rientrano nello scopo del presente protocollo, devono essere eseguiti in forma annunciata.

PERCHÉ GLI AUDIT NON ANNUNCIATI?

La necessità di introdurre gli audit non annunciati, per quei siti registrati al programma di audit annunciato, ha principalmente tre obiettivi:

• Dimostrare che il sistema e le procedure del sito siano sicure e correttamente implementate, al punto che possano essere sempre conformi, anche in occasione di verifiche non annunciate, a sorpresa;
• Far sì che la cultura per la qualità e la sicurezza alimentare sia adottata costantemente e che il sito ne abbia realmente compreso l’importanza e la visione;
• Accrescere la fiducia dei clienti verso l’azienda. Le revisioni indipendenti e non annunciate dimostrerebbero quanto il sistema sia costantemente in ordine e conforme.

LA TIMELINE

Gli audit BRCGS svolti da dopo il 1° febbraio 2021 seguiranno quanto definito all’interno del protocollo BRCGS pubblicato.

Come abbiamo anticipato, dato che gli audit secondo lo standard Storage&Distribution verteranno esclusivamente sulla versione 4, il protocollo si applicherà per gli audit di conformità a questo standard a partire dal 1° maggio 2021.

A partire da queste date, una volta rilasciato il certificato al sito, l’ente di certificazione notificherà se la successiva valutazione sarà annunciata o non annunciata.

Il protocollo si suddivide in tre macroaree:

• Il processo di pianificazione degli audit
• L’esecuzione degli audit
• I processi post-audit

PIANIFICAZIONE

La fase di pianificazione è, come sempre, una delle principali. È l’ente di certificazione ad avere la responsabilità della gestione del processo di audit, compreso assicurare una corretta pianificazione degli audit non annunciati nei tre anni. Sarebbe preferibile, al fine di consentire una gestione corretta ed efficiente dell’ente, che ogni anno si riservi che un terzo dei propri clienti certificati BRCGS subiscano l’audit non annunciato.

L’ente di certificazione avviserà il sito, entro tre mesi dall’ultima certificazione, della tipologia di audit che subirà nell’anno successivo, se annunciato o non annunciato. Nel caso in cui l’audit dovesse avvenire in modalità non annunciata l’ente comunicherà la tipologia di verifica senza, ovviamente, comunicare al sito la data precisa.

Il sito può aspettarsi l’audit non annunciato in qualsiasi momento durante i quattro mesi precedenti all’audit due date.

Durante la fase di pianificazione, l’ente di certificazione raccoglie le informazioni necessarie per garantire che l’audit non annunciato possa svolgersi senza impedimenti. Ad esempio, turni lavorativi, particolari date di chiusura o di produzione ferma, così come tutti i documenti rilevanti e generalmente richiesti nella fase di pianificazione (flussi di processo e planimetrie, organigramma aziendale, CCP, ecc.).

Il protocollo definisce, inoltre, alcuni possibili altri elementi di pianificazione, quali:

• Cambiare l’ente di certificazione
• La definizione dell’auditor
• Giorni definiti in cui non è possibile eseguire l’audit
• Pianificazione dell’audit

ESECUZIONE DELL’AUDIT

Per l’esecuzione degli audit non annunciati parte del programma GFSI Benchmark 2020 valgono le procedure e i programmi definiti per i siti iscritti al programma di audit BRCGS non annunciato.

PROCESSI POST-AUDIT

In generale, i processi post-audit sono esattamente uguali a quelli degli altri audit, per quanto riguarda la risposta alle non conformità e i tempi stabiliti.

Il sito riceverà un grado di audit non annunciato (es. AA+ o A+) e sul certificato verrà indicato che il tipo di audit è “non annunciato (1 di 3).

ALTRE INFORMAZIONI

Come per tutte le certificazioni non annunciate, il sito deve far entrare l’auditor, al fine di poter iniziare l’audit entro 30 minuti. Qualora l’accesso al sito da parte dell’azienda per l’auditor fosse negato, il certificato per il sito verrebbe sospeso, fino all’esecuzione di un successivo audit non annunciato, che potrà avvenire nei successivi 4 mesi dal rifiuto.

Nel caso in cui, al momento dell’audit, fossero assenti alcune figure chiave, il sito dovrà aver nominato idonei sostituti, per far sì che l’audit possa comunque avvenire.

Anche la durata dell’audit sarà calcolata utilizzando il BRCGS audit duration calculator, lo strumento di calcolo di BRCGS, in base allo standard da valutare.

Gli audit combinati in occasione di audit non annunciati possono essere svolti insieme, purché il proprietario dello schema alternativo permetta l’esecuzione di audit non annunciati.

Qualora un sito certificato secondo uno standard parte del programma GFSI benchmark decida di cambiare schema, l’ente di certificazione dovrà tenere conto della storia di audit del sito. Infatti, il sito dovrà comunque continuare le verifiche con le stabilite frequenze di audit non annunciato (almeno 1 ogni 3 anni).

Normativa Alimentare® è un servizio periodico di aggiornamento legislativo e di statistica sulle principali novità del settore alimentare, imballaggi alimentari, allerte sanitarie, frodi adulterazioni e contraffazioni di alimenti. L’aggiornamento delle informazioni può essere selezionato in base alle proprie esigenze.

Normativa Alimentare® è la scelta di importanti realtà industriali del settore alimentare e dei materiali a contatto alimentare.

Per avere maggiori informazioni sul servizio Normativa Alimentare®, le sue caratteristiche, i piani di abbonamento oppure per ricevere una prova gratuita o partecipare alle demo on line, contatta un nostro consulente.