BLENDED AUDITS di BRCGS, cosa sono, chi può riceverli e da quando

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BRCGS ha pubblicato, in data 13 luglio 2020, un documento di definizione della procedura per i cosiddetti “Blended Audits”.

DI COSA SI TRATTA

Il documento di BRCGS specifica che per “Blended Audit” si intendono audit che comprendono una parte di verifica da remoto, seguita da un audit in sito. Questa tipologia di audit viene svolta con l’aiuto di tecnologie ICTInformation & Communication Tecnology”, comprensive di diversi dispositivi, quali computer, smartphone, droni, videocamere, ecc. Il documento di BRCGS definisce e dettaglia quali tecnologie siano ammesse, compresi i documenti ufficiali con i requisiti per il loro utilizzo (IAF MD 4:2018). Oltre ai requisiti definiti per tutte le situazioni, l’allegato 1 del documento di BRCGS indica i requisiti specifici per ogni standard. Sul certificato verrà indicato che l’audit subito è un “Blended Audit”.

CHI PUO’ RICEVERLI

Questa tipologia di audit non è obbligatoria e non può essere applicata a tutti.

L’opzione è disponibile solo per:

  • Programmi di audit annunciati (esclusi i non annunciati)
  • Audit di rinnovo (non valido per audit di prima certificazione)
  • Si applica ai BRCGS GFSI benchmarked Standards: Food, Packaging, Storage & Distribution, Agents & Brokers e anche ai Consumer Products.
  • Qualsiasi grado di certificazione precedente (tutti i gradi da AA a D possono ricevere un audit remoto), previa valutazione del rischio. Questa valutazione dovrebbe comprendere una valutazione delle performance dell’azienda, inclusi i rischi identificati a seguito di richiami e reclami, capacità del sito di ricevere un audit da remoto e disponibilità di documentazione in formato elettronico (ad esempio registrazioni, procedure), ecc.

Anche per la certificazione in conformità allo standard Agents&Broker, la prima certificazione deve essere obbligatoriamente tutta on-site. Tuttavia, gli audit di ri-certificazione possono essere fatti totalmente da remoto, previa valutazione del rischio.

PROTEZIONE DEI DATI E PRIVACY

Il documento di BRCGS riporta un intero paragrafo dedicato alla protezione dei dati. Devono essere definite modalità di esecuzione dell’audit da remoto che siano congruenti e conformi alle legislazioni nazionali relative alla privacy. Le misure e le attività che prevedono l’utilizzo di registrazioni audio, video, e-mail, ecc., nonché le attività di eliminazione delle stesse successivamente all’audit devono essere identificate e formalmente concordate tra le parti.

DURATA DELL’AUDIT

Il tempo totale di durata di questi audit comprende il tempo speso fisicamente nel sito e quello da remoto. Sono escluse le attività di pianificazione dell’audit, la valutazione del rischio per la pianificazione e la stesura successiva del report.

La durata massima della parte dell’audit “da remoto” non deve superare il 50% della durata totale dell’audit, valutata attraverso la valutazione del rischio. Questo significa che, nei casi in cui la parte da remoto non sia agevole (mancanza di documentazione elettronica, rischi addizionali identificati, requisiti specifici da valutare fisicamente), l’audit verrà per la maggior parte eseguito on-site.

Il documento specifica inoltre le tempistiche di esecuzione dell’audit totale.

REQUISITI ON-SITE e OFF-SITE

Molti standard BRCGS possiedono una codifica a colori che distingue tra i requisiti puramente documentali, le attività pratiche e i requisiti valutati in entrambe le modalità. Questa distinzione funge da guida per i requisiti che potranno essere valutati da remoto, fermo restando la valutazione del rischio eseguita dall’ente di certificazione. I requisiti con doppio colore valutati da remoto devono ricevere ulteriore verifica di applicazione pratica. In alternativa, l’auditor può decidere di verificare l’intero requisito on-site.

L’audit on-site deve comprendere, sicuramente, l’ispezione delle GMP e l’implementazione dei requisiti relativi al sistema di gestione per la sicurezza alimentare (verifica delle attività legate al piano di autocontrollo e i CCP, i diagrammi di flusso, ecc.) e una prova di rintracciabilità.

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