IFS split Assessment, uno strumento di valutazione a distanza
IFS introduce IFS split Assessment, valutazione combinata in sito e da remoto, strumento di audit volontario
In questo periodo di pandemia, IFS ha cercato di aiutare le aziende introducendo un ulteriore strumento di audit alternativo e su base volontaria, l’IFS Split Assessment.
Come abbiamo già visto in alcuni precedenti articoli, anche IFS è convinta che, per poter completare una valutazione efficace, sia necessario eseguire audit in sito. L’audit fisico, infatti, non può essere sostituito, in particolare quando tratta la verifica delle condizioni di igiene e sicurezza del prodotto.
Anche in questo momento di difficoltà, infatti, è importante che i consumatori possano essere certi che i prodotti sulle loro tavole siano sicuri e salubri.
Per IFS è importante verificare che il sito valutato continui ad applicare le buone pratiche di igiene e di produzione. Tuttavia, proprio perché il momento è particolare, IFS ha cercato di andare incontro alle aziende, agli enti di certificazione, ai lavoratori e agli auditor.
Pur rendendosi necessaria la visita in sito per la verifica di alcuni requisiti non verificabili in altro modo, IFS ha tuttavia riconosciuto che la documentazione può essere verificata efficacemente anche a distanza.
In conseguenza di ciò, ha sviluppato l’IFS Split Assessment, che garantisce l’integrità della certificazione IFS, pur alleggerendo la pressione su auditor e aziende in questo momento di pandemia.
I BENEFICI DI QUESTA VALUTAZIONE
- Le aziende ricevono una valutazione relativa al proprio operato e ricevono riscontri e consigli per il miglioramento continuo
- I clienti possono essere sicuri che i prodotti siano sicuri, che rispondano alle specifiche e che soddisfino i requisiti legali
- Il tempo di verifica è ridotto
- C’è meno contatto tra i soggetti interessati (es. dipendenti e auditor)
COS’È e QUANDO È APPLICABILE
IFS Split Assessment è uno strumento di valutazione che permette la gestione di un audit in due diverse fasi, una in sito e una da remoto.
Si applica a tutti gli audit di ri-certificazione e alle valutazioni di tutti gli standard e programmi Global Markets di IFS, fatta esclusione per IFS Broker, che permette l’applicazione di un protocollo completo da remoto.
L’iter di valutazione inizia proprio dalla verifica in sito, alla quale deve essere dedicato almeno il 50% del tempo totale dell’audit. Nel prossimo paragrafo riporteremo le motivazioni di IFS sul perché di questa priorità della verifica in sito.
PERCHÉ PRIMA LA VERIFICA IN SITO?
L’approccio “in primo luogo il sito” pone l’attenzione sul prodotto e sul processo, basando il percorso di valutazione sulle condizioni di produzione del sito. Scegliendo un campione durante la valutazione in sito, viene selezionata con più attenzione la documentazione da verificare, sia in sito, sia nel successivo audit da remoto. Questo garantisce una maggiore efficienza di verifica e controllo, poiché i documenti sono tutti correlati al prodotto selezionato.
ITER DI VALUTAZIONE
La procedura prevede che l’auditor scelga campioni di prodotto casuali e da quelli inizi la valutazione, secondo un approccio di valutazione verticale. Essa includerà un’ispezione fisica del sito, comprendendo le fasi di ricevimento merci, spedizione, sviluppo prodotto, eventuali laboratori, manutenzione, dispositivi di monitoraggio, personale, strutture sanitarie, aree esterne e smaltimento dei rifiuti.
Inoltre, l’auditor provvederà alla verifica di:
- Sicurezza del prodotto
- Sistema qualità
- Azioni correttive
- Linee di produzione durante l’operatività
Infine, l’auditor completerà interviste al personale presente. La visita in sito richiede la presenza dei soli dipendenti necessari alla produzione e alle azioni correlate, nonché quelli che garantiscano la soddisfazione dei requisiti di legalità, ecc.
IFS Split Assessment può essere eseguito anche in forma non annunciata.
In questo modo, è possibile per il sito soddisfare il requisito del GFSI secondo cui, almeno uno ogni tre audit IFS, la valutazione sia eseguita in forma non annunciata.
L’AUDIT DA REMOTO
La seconda parte della valutazione, come anticipato, può essere eseguita a distanza. Anche in questo caso, tuttavia, ci sono alcuni requisiti da soddisfare.
In primo luogo, l’audit da remoto deve essere eseguito entro 14 giorni dalla verifica in sito, stabilendo una data che garantisca la presenza del personale aziendale necessario, per esempio per poter completare le interviste con i dipendenti e parlare con la direzione.
La parte da remoto, poiché segue la valutazione in campo, dovrebbe permettere all’auditor di focalizzarsi e individuare la documentazione pertinente da valutare.
FOCUS SULLA PROCEDURA
È indispensabile che i clienti debbano essere informati sulla volontà dell’azienda di sottoporsi a IFS Split Assessment, e che essi accettino questo tipo di certificato.
Prima di decidere se subire questa tipologia di audit, il sito, con l’aiuto del proprio ente di certificazione, deve eseguire una valutazione del rischio e verificare la fattibilità dell’IFS Split Assessment.
Inoltre, poiché una parte della valutazione viene effettuata da remoto, con l’ausilio di strumenti informatici, il sito deve sottoscrivere un accordo con l’ente di certificazione e permettere un ambiente adeguato, come strumenti informatici e la presenza di documenti e registrazioni digitali.
Per garantire trasparenza con i clienti, i retailer e tutte le altre parti interessate, il certificato IFS ottenuto e il rapporto di valutazione includeranno la dicitura “parte della valutazione è stata eseguita utilizzando le TIC – IFS Split Assessment”.
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