FAQ IFS sugli audit di certificazione, risposta per le aziende certificate

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FAQ IFS risponde ad alcune delle domande raccolte negli scorsi mesi e chiarisce i dubbi relativi agli audit di certificazione durante la pandemia di COVID-19.

Data l’incertezza correlata a questo periodo, le FAQ IFS hanno l’obiettivo di rispondere alle possibili domande che un’azienda o un tecnico del settore potrebbe avere in relazione alle possibilità di certificazione e agli strumenti eventualmente in suo possesso.

Il documento, già precedentemente pubblicato, è stato aggiornato allo scopo di fornire ulteriori chiarimenti e definire con maggiore precisione quanto accettato da IFS.

Per quanto le FAQ IFS siano coerenti con quanto definito da altri standard di certificazione volontari e dallo stesso GFSI, IFS ha voluto specificare meglio il suo pensiero e l’iter da seguire.

Il documento è diviso in tre parti:

  • IFS Certification Audit
  • IFS Remote Surveillance Check
  • Unannounced IFS GMP on-site Check

In questo articolo, ci concentreremo sulle domande relative alla prima parte, agli audit di certificazione IFS che i siti devono subire durante questo clima di crisi. Per le altre informazioni, rimandiamo al documento IFS.

IFS FAQ

ESECUZIONE DEGLI AUDIT

In primo luogo, LE FAQ IFS specificano che gli audit di certificazione sono possibili qualora non vi siano particolari misure precauzionali e restrizioni che rendono possibile l-audit. L’ente di certificazione e l’azienda devono condurre una valutazione del rischio che possa giustificare la fattibilità di audit e decidere dunque sulla sua base qualora eseguire l’audit o rimandarlo. Questo perché la priorità deve essere garantire la salute e la sicurezza di tutti gli attori coinvolti, sia delle persone che lavorano nel sito, sia del personale deputato all’esecuzione dell’audit.

Qualora non fosse possibile eseguire l’audit nella data stabilita, l’ente di certificazione dovrà comunicare il posticipo tramite il Database IFS, spuntando la casella: “Rinvio dovuto a pandemia di Coronavirus”.

L’audit dovrà essere riprogrammato nella prima data utile.

Nel caso in cui l’audit di certificazione risultasse essere un requisito necessario per uno o più clienti, il sito dovrà comunicare le difficoltà e spiegare quali sono le ragioni specifiche. L’utilizzo del Database IFS, descritto sopra, può essere molto utile allo scopo. Il sito può infatti richiedere all’ente di certificazione di inserire eventuali dichiarazioni relative a misure aggiuntive messe in atto dal sito per Garantire continua fiducia nella qualità e nella sicurezza alimentare. Ad esempio, oltre alle ragioni del rinvio, eventuali audit interni eseguiti, misure di sorveglianza prese dall’ente di certificazione, eventuali corsi di formazione al personale, ecc.).

ESTENSIONE DEL CERTIFICATO e AUDIT da REMOTO

Una delle domande delle FAQ IFS riguarda l’impossibilità di estendere il certificato. Diversamente da altri standard GFSI, IFS ha concluso che l’estensione del certificato senza una verifica in campo non è rappresentativo della buona condotta del sito, visto che la certificazione rappresenta un esame dettagliato e giustifica un alto livello di fiducia. Per questo motivo IFS non permette questa estensione del certificato. In questo periodo di crisi, la scadenza del certificato, tuttavia, non rappresenta un ritiro o sospensione della validità e del rispetto dei requisiti da parte dell’azienda.

Per quanto riguarda l’esecuzione di audit da remoto, anche in questo caso IFS risulta essere più severo. Audit completamente da remoto, infatti, non forniscono sufficienti elementi per valutare tutti i requisiti degli Standard IFS.

Attualmente, l’unico standard IFS che è possibile valutare attraverso un audit totalmente da remoto è IFS Broker.

Per questo standard, infatti, IFS ha previsto la possibilità di eseguire l’intero audit in modalità off-site. Per tale ragione, è stato pubblicato, a settembre 2020, un protocollo di audit apposito per questo standard.

PROTOCOLLO DI AUDIT DA REMOTO PER IFS BROKER VERSIONE 3

ALTRE INFORMAZIONI

Alcune delle FAQ IFS riguardano la casella “Rinvio a causa del coronavirus”. Come accennato in precedenza, l’ente di certificazione può selezionare la casella per avvisare tutti coloro che hanno accesso al database IFS. Qualora la casella fosse selezionata, il sito rimarrà visibile nel database per 12 mesi successivi alla scadenza del certificato oppure fino al caricamento di un certificato aggiornato.

La casella può essere selezionata fino a tre mesi successivi alla scadenza del certificato. Qualora la selezione non avvenisse, il sito non sarà più visibile sul database.

SERVIZI E PROCESSI OSTACOLATI DAL CORONAVIRUS

Le FAQ IFS prendono in esame alcune situazioni che potrebbero verificarsi durante l’anno; in particolare, qualora il sito fosse impossibilitato a soddisfare alcuni dei requisiti dello standard.

  1. Fornitori esterni non autorizzati ad accedere al sito. Qualora non fosse possibile far accedere alcuni fornitori di servizi essenziali (pest management, tarature, manutenzioni esterne), il sito dovrà predisporre eventuali controlli aggiuntivi o azioni che possano garantire la produzione continua di prodotti sicuri.
  2. Gli audit interni non possono essere svolti come da programma. Il sito deve condurre una valutazione del rischio che porti a definire quali sono le attività che possono essere verificate da remoto. Tuttavia, le attività che verranno eseguite da remoto dovranno essere definite e riportate in modo trasparente, inclusi eventuali rinvii rispetto alla data pianificata inizialmente.
  3. Per quanto riguarda la formazione e l’addestramento interni, questi devono svolgersi. Qualora non fosse possibile lo svolgimento in aula, dovranno essere trovate soluzioni alternative (seminari online, questionari, ecc.)
  4. Il solito laboratorio di riferimento non è disponibile. In questo caso il sito dovrà prendere in considerazione un fornitore di servizi d’emergenza e approvarlo. Altrimenti, dovrà contattare le autorità ufficiali.

In ogni caso, tutti i requisiti devono essere soddisfatti.

CERTIFICAZIONE DEL SITO

Infine, le FAQ IFS specificano come sia possibile per il sito tornare al ciclo di audit precedente dopo aver subito delle modifiche nelle tempistiche (selezione della casella “Rinvio dovuto al Coronavirus” sul Database IFS). Il sito può tornare alla precedente situazione, eventualmente rischiando che la validità della certificazione sia più breve. Questa possibilità va discussa con il proprio ente di certificazione.

Inoltre, gli audit svolti prima del 30 giugno 2021 possono essere eseguiti sulla versione 6.1 dello Standard IFS Food.

Per ulteriori informazioni sui protocolli stabiliti da IFS, si rimanda agli articoli già pubblicati.

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